Ufficio virtuale: guida completa

Per avere tutte le informazioni sull’ufficio virtuale, ecco la guida completa che ci aiuterà a capire se questa scelta, ormai così di tendenza, possa essere anche la soluzione per il nostro business.

Di seguito racconteremo tutto ciò che è utile per conoscere e capire bene che cos’è l’ufficio virtuale e come funziona. Non facciamoci ingannare dalla parola virtuale, che in questo caso non rende l’ufficio un luogo meno concreto di altri, ma ne definisce principalmente le sue caratteristiche di base: ovvero la persona che desidera avere come appoggio un luogo di questo tipo, cioè un ufficio virtuale, semplicemente non svolge la sua attività professionale nello stesso posto. O almeno non per la maggior parte del suo tempo.

Un ufficio virtuale è pertanto una sede stabilita presso solitamente un Business Center attrezzato per questo, dedicata al libero professionista o all’imprenditore che di fatto non lavora lì. Ma usufruisce di tutto il sistema di servizi annesso per poter lavorare a distanza anche in sedi non vicine al suo effettivo posto di lavoro, per permettergli di espletare tutto il necessario in zone più vicine ai suoi clienti o anche ai suoi collaboratori.

La scelta dell’ufficio virtuale è una tendenza che ha preso piede e che continua a rimanere in voga anche grazie alla ricerca di soluzioni lavorative come lo smart working.

È importante capire bene nel dettaglio di cosa si tratta e come funziona il mondo dell’ufficio virtuale, perché potremmo renderci conto che è un servizio del quale avvalersi in tutta serenità. Nei business center specializzati, oltre ad una vasta selezione di uffici o di postazioni di lavoro effettive, di sale riunioni prestigiose e di zone relax, sappiamo esserci i servizi di reception e di segreteria.

Sono servizi che rendono più efficace e professionale il lavoro di un libero professionista che per esempio lavora solitamente da casa e ha bisogno, in contesti particolari, di ricevere clienti o collaboratori in luoghi più adatti. Un ufficio virtuale presso un centro uffici business, permette di mantenere l’immagine professionale della quale abbiamo bisogno, in un contesto in cui la segreteria dell’ufficio virtuale può accogliere fisicamente la persona e dare le risposte necessarie. Tutto questo grazie alla possibilità di comunicazione diretta che c’è tra il libero professionista e il suo ufficio virtuale.

Vediamo di cosa si tratta quando parliamo di ufficio virtuale e scopriamo da cosa è caratterizzato.

L’ufficio virtuale:

• è una sede reale ed esistente, solitamente presso uffici di business center che sono ambienti di co-working specializzati su formule di lavoro innovative come questa;
• comprende un insieme di servizi adatti a completare il lavoro di professionisti, che hanno una rete vasta di contatti o collaboratori da gestire e cercando una soluzione pratica per aumentare la loro efficienza;
• si avvale di una vera e propria segreteria che si occupa delle corrispondenza cartacea, telefonica e via mail;
• è un luogo dove accogliere eventuali clienti o collaboratori in caso di necessità.

L’ufficio virtuale può diventare anche la sede effettiva dell’azienda o della propria attività, ma di fatto non è il luogo dove il professionista o i dipendenti vanno a svolgere il proprio lavoro quotidiano.

Questa soluzione può essere adatta soprattutto per aziende che hanno da sempre attivato la modalità di lavoro in smart-working per i propri dipendenti. O per professionisti che lavorano principalmente da casa ma vogliono avere un riferimento unico e più professionale dove far arrivare e far partire le varie comunicazioni. Altresì l’ufficio virtuale è comodo per chi ha bisogni di diverse sedi di rappresentanza dislocate sul territorio.

La scelta di un ufficio virtuale è sostanzialmente più economica rispetto ad un vero e proprio ufficio fisico. Se il nostro tipo di attività ce lo consente, è una soluzione molto adatta e dinamica perché consente di avere a disposizione una sede autorevole che ci rappresenta senza necessariamente essere presenti. Inoltre diventa un luogo di appuntamenti professionali o di incontro tra i pluri collaboratori, quando necessario.

Avvalersi dell’ufficio virtuale abbiamo detto essere un modo per incentivare e agevolare lo smart-working, sia del professionista che di eventuali suoi dipendenti, dando la possibilità di guadagnare il tempo degli spostamenti, risparmiare in consumi e inquinare meno. Inoltre permette di conciliare meglio gli impegni familiari, infatti un ufficio virtuale risponde e smista le comunicazioni, senza far perdere tempo ai clienti interessati, mentre il professionista è impegnato a svolgere un’altra attività.

È chiaro che questa modalità flessibile di lavorare e di avvalersi di un ufficio virtuale presso un business center, non è fattibile per chiunque. Lavori che richiedono l’uso di attrezzature particolari, o di persone che devono sempre essere presenti in loco per avviare le loro mansioni, non vanno di certo a braccetto con soluzioni di questo tipo. Attività di business che possono invece avvalersi del lavoro da remoto, con attività di consulenza, di lavoro web o simili, avranno sicuramente più affinità per contesti lavorativi di questo genere.

Ma scopriamo nel dettaglio come funziona l’ufficio virtuale e vediamone insieme i vantaggi o meno che ne possiamo trarre. Per avvalerci di un ufficio virtuale serio e sicuro, è innanzitutto conveniente appoggiarci a chi conosce già perfettamente questa modalità di lavoro e i centri uffici polifunzionali sono i principali soggetti che erogano questo servizio nel modo ideale. Saranno oltretutto i primi a poterci dare le informazioni utili nonché risolvere i nostri dubbi riguardo questa modalità di lavoro associata alla nostra attività di business, sì innovativa ma oramai all’ordine del giorno.

Stipulando un contratto dedicato all’ufficio virtuale, ecco quello di cui potremo usufruire realmente:

• un indirizzo presso il quale stabilire la sede dell’attività o dell’azienda. Sarà un indirizzo quindi personale, del quale possiamo disporre e indicare nei nostri riferimenti aziendali come il biglietto da visita, sul sito web o sulla corrispondenza cartacea e via mail.
• Il servizio di segreteria, attivo negli orari che riteniamo più opportuni per il nostro business. Qui persone dedicate riceveranno sia fisicamente che virtualmente tutto ciò che arriva intestato alla nostra azienda: telefonate, lettere, mail e pacchi. Accoglieranno altresì clienti che si presenteranno in sede per avere informazioni o altro.
• Ci sarà un numero fisso telefonico dedicato, con la possibilità di deviazione di chiamata per il professionista che sta lavorando nella sua sede di lavoro principale. Avere un numero fisso, rende più concreto e professionale un ufficio virtuale dedicato al proprio business.
• Ogni ulteriore servizio offerto dal business center è messo a disposizione, a seconda di accordi stabiliti. Pertanto sarà ulteriormente possibile avvalersi di altri spazi temporanei di lavoro all’interno dello stesso business center per incontrare collaboratori o clienti.

Grazie alla dinamicità dei business center e all’accessibilità versatile dei loro servizi, è evidente la possibilità inoltre di poter lavorare nei momenti di necessità presso la sede del proprio ufficio virtuale. Inoltre è assolutamente possibile nonché consigliato, usufruire di sale meeting o di uffici dedicati al co-working per coordinare periodicamente il lavoro del gruppo di collaboratori. Altresì di accogliere, se necessario, i propri clienti in sede dell’ufficio virtuale, per conferire autorevolezza e professionalità al proprio lavoro.