Postazione in ufficio: condivisa o autonoma?

Oggi le opzioni per chi cerca una soluzione per lavorare comodamente e senza vincoli sono moltissime. Coworking, uffici temporanei, uffici condivisi e molto altro. Come scegliere la postazione ufficio che fa per noi? In quali casi è meglio scegliere una postazione in ufficio autonoma? Quali sono i pro e i contro?

In questo articolo cercheremo di rispondere a queste domande a beneficio di lavoratori autonomi e freelancer che stanno cercando la soluzione più adatta al loro stile di vita e di lavoro.

Postazione in ufficio: come sceglierla

Per poter operare una scelta corretta sulla propria nuova postazione in ufficio è necessario in primo luogo porsi alcune domande: che tipo di lavoro si svolge? Di che genere di spazio si ha bisogno? Quali sono le necessità principali a cui l’ufficio dovrà rispondere?

Un lavoratore freelancer, che svolga la propria attività, ad esempio, nel campo del digitale, come un grafico o un programmatore, potrebbe aver semplicemente bisogno di uno spazio comodo, dotato di presa elettrica per il caricabatteria del suo notebook e connessione wi-fi. Questo è il minimo indispensabile per poter svolgere la propria mansione.
In una postazione in ufficio, cercherà comunque altri servizi aggiuntivi: segreteria, riscaldamento o aria condizionata, fotocopiatrice e scanner, solo per fare alcuni esempi.
Se non ha bisogno di incontrare alcun cliente e apprezza un luogo di lavoro dinamico e con possibilità di incontrare altri lavoratori e coltivare il proprio network, questo ipotetico lavoratore potrebbe trovarsi a proprio agio in una postazione in ufficio condivisa, come lo spazio di coworking.

Le postazioni in ufficio condivise sono particolarmente adatte a freelancer o professionisti che:

• Non riescono a trovare la giusta concentrazione lavorando da casa
• Pur lavorando in autonomia, apprezzano la possibilità che l’ufficio offre di coltivare rapporti sociali
• Desiderano incontrare altri professionisti, fare networking e stabilire nuove relazioni professionali
• Non possono o non vogliono spendere molto per affittare un ufficio in proprio
• Hanno bisogno di una soluzione molto flessibile (ad esempio, solo per pochi giorni)
• Non necessitano spesso di spazi privati per incontrare i propri clienti.

L’ultima questione è abbastanza importante, dato che solitamente negli spazi coworking sono a disposizione delle sale meeting private, ma vanno prenotate con un certo anticipo.

Un discorso diverso vale invece per professionisti di tipo differente, come avvocati o commercialisti.
Questi lavoratori, nel caso in cui non disponessero di uno spazio adeguato da dedicare a studio nella propria abitazione, potrebbero aver bisogno di pensare di trasferire il proprio lavoro in un ufficio vero e proprio.

Solitamente, le spese da sostenere per l’acquisto o l’affitto di un ufficio sono abbastanza gravose. In particolare, ciò è vero per un professionista a inizio carriera, che, pur vedendo crescere l’ammontare del proprio lavoro e le proprie entrate, non può ancora considerare di impiegarne una parte così consistente a questo scopo.
In questo caso, la soluzione migliore potrebbe essere quella della postazione in ufficio autonoma.
Si tratta sostanzialmente di affittare un ufficio temporaneo. In questa tipologia di offerta, il professionista noleggia un ufficio privato per un tempo variabile, a seconda delle proprie necessità e dal regolamento della struttura ospitante, che nella maggioranza dei casi è un business center.

Anche in questo caso, l’ufficio temporaneo viene fornito già arredato e dotato di tutto il necessario per lavorare.
Alcuni servizi sono inclusi: si tratta solitamente dei servizi di riscaldamento, climatizzazione e in generale delle varie utenze, del servizio di pulizia, di segreteria e smistamento posta e pacchi.

La soluzione della postazione in ufficio autonoma è particolarmente indicata per lavoratori e professionisti che:

• Non dispongono di uno studio all’interno della propria abitazione
• Non hanno abbastanza disponibilità per pensare all’affitto di un ufficio o al suo acquisto
• Non desiderano impiegare le proprie energie nella gestione dell’ufficio, preferendo delegare queste incombenze al gestore della struttura, ad esempio del business center
• Necessitano di uno spazio privato, dove poter incontrare frequentemente i clienti senza bisogno di dare alcun preavviso ad altri
• Vogliono lavorare in tranquillità e non apprezzano ambienti che favoriscono scambi frequenti
• Cercano una soluzione flessibile, che consenta di restare per tutto il tempo necessario, ma anche di liberarsi velocemente da ogni vincolo qualora ve ne sia la necessità.

Gli uffici temporanei non sono adatti solo a singoli professionisti. Esistono postazioni in ufficio autonome anche pensate per ospitare più soci o addirittura aziende, mettendo a disposizione un numero variabile di postazioni singole. Si tratta di un’ottima soluzione in particolare per giovani start up in crescita.

Postazione in ufficio autonoma: pro e contro

La postazione in ufficio autonoma, come abbiamo visto, è particolarmente interessante sia per professionisti che per start up o aziende dinamiche che cercano in primo luogo comodità e flessibilità.

Finora, abbiamo cercato di dare dei consigli per orientare i lavoratori nella scelta di una delle due tipologie di postazione in ufficio, condivisa oppure autonoma. Tuttavia, non esistono soluzioni giuste o sbagliate in assoluto: è importante considerare il proprio stile di lavoro, il livello di programmazione, la necessità di privacy o il bisogno di interazione. Si tratta di caratteristiche che possono variare moltissimo tra un professionista e un altro, o tra un team di lavoro e un altro.

Per fornire un aiuto e uno spunto di riflessione in più, proviamo ora a valutare nello specifico i pro e i contro di una postazione in ufficio autonoma.

Pro:

• Una postazione autonoma garantisce una maggiore tranquillità. Uno spazio condiviso tende ad essere più rumoroso e non tutti riescono a trovarvi la giusta concentrazione.
• Allo stesso tempo, se la postazione è riservata a un gruppo, sarà più facile discutere senza distrazioni o difficoltà, rendendo le riunioni più produttive per il vostro team.
• Non ci sarà necessità di prenotare con anticipo spazi privati per poter incontrare i clienti con la necessaria privacy. Questo è particolarmente importante nel caso in cui per il vostro lavoro dobbiate dare spesso appuntamenti ai vostri clienti o fornitori, o se vi capita frequentemente di dover organizzare incontri fuori programma.
• La location dei vostri incontri formali sarà autorevole e personalizzabile a seconda delle vostre esigenze.
• Rispetto all’affitto o all’acquisto di un ufficio, si tratta di una soluzione molto meno vincolante. I contratti possono avere durate variabili, una settimana, un mese o un anno: sarete voi a scegliere la soluzione migliore per il vostro business.
• Molti servizi sono compresi: questo ridurrà moltissimo i costi di gestione e vi libererà da tutta una serie di incombenze, lasciandovi liberi di pensare al vostro lavoro.

Contro:

• Lo spazio privato lascia sicuramente meno spazio alle interazioni con l’esterno. Guadagnando in privacy e autonomia, si perderà certamente in networking e scambi proficui.
• Rispetto a uno spazio condiviso, i costi potrebbero essere più elevati, anche se sicuramente inferiori di quelli di un normale affitto. Se la vostra scaletta settimanale è caratterizzata da un alto livello di programmazione, una postazione condivisa potrebbe comunque garantire costi leggermente inferiori.
• Pur nella grande flessibilità, si tratta di una scelta tendenzialmente meno libera rispetto al normale coworking, all’interno del quale è più facile poter trovare postazioni condivise anche per poche ore.