Iva e l’affitto sala meeting: funzionamento, documenti e detraibilità

In questo articolo vedremo tutto quello che c’è da sapere riguardo al regime relativo all’IVA sull’affitto di una sala riunioni.

Un professionista o un’azienda potrebbe aver bisogno di prendere in affitto una sala riunioni per diversi motivi.

L’organizzazione di meeting aziendali, corsi di aggiornamento, eventi utili ai fini della programmazione e della valutazione dell’operato di un’impresa o occasioni promozionali e di team building, richiedono solitamente uno spazio adatto.
La sala ideale dovrà certamente avere un aspetto autorevole e professionale, risultando allo stesso tempo piacevole, in grado di stimolare uno scambio proficuo tra i partecipanti.

Tuttavia, è probabile che questa sala si renda necessaria solo per alcuni giorni all’anno, magari in occasione di eventi che coinvolgono un numero di persone più elevato rispetto alla normale amministrazione.
In alcuni casi si ha bisogno di una sala riunioni adeguata in una città diversa da quella della sede abituale, per la riunione di personale relativo a sedi operative differenti.

In ogni caso, sarà probabilmente più agevole ricorrere a una sala riunioni in affitto temporaneo, soluzione flessibile e che consente di ottenere vari servizi con un costo contenuto.
Tali costi, in quanto relativi a beni e servizi, saranno soggetti al pagamento dell’IVA, l’Imposta sul Valore Aggiunto.

Come funziona l’IVA sull’affitto di una sala riunioni?

L’IVA per l’affitto di una sala riunioni ammonta sempre al 22%, regime di IVA ordinaria.
Le sale meeting vengono solitamente prese in affitto in centri uffici specializzati, i business center. A volte, vengono messe a disposizione delle sale riunioni anche dai complessi alberghieri: è bene ricordare che, anche se per i servizi tipicamente relativi all’attività di ospitalità e ristorazione l’IVA per gli alberghi ammonta al 10%, ciò non vale per il servizio di affitto di sale riunioni. In questo caso, anche gli alberghi sono tenuti a rispettare la percentuale del 22%.

L’IVA deve essere chiaramente indicata nella fattura che viene presentata al cliente al momento del pagamento. Oggi la fattura è, esclusi pochissimi casi, obbligatoriamente elettronica.

Bisogna ricordare che il prezzo effettivo della sala potrà variare a seconda della grandezza della sala, della capienza, della tipologia di allestimento, della location e dei servizi offerti.
Quando si cerca la soluzione adatta per il meeting che si sta organizzando, è utile prestare attenzione alla questione dell’IVA sull’affitto della sala riunioni anche negli annunci o sui siti: spesso le tariffe vengono infatti indicate scorporate da tale dato. Un controllo in più a riguardo metterà al riparo da errori nel calcolo del budget: basterà semplicemente aggiungere al costo vivo un ulteriore 22%.

Altri servizi, come abbiamo accennato, ad esempio quello di catering, sono invece sottoposti a un regime di IVA differente (il 10%).

Facciamo prima una piccola precisazione: la dicitura più corretta sarebbe “si può detrarre l’IVA sull’affitto di sale meeting?” La detrazione, infatti, è il processo tramite il quale si riduce direttamente una cifra sul totale dell’imposta.

A ogni modo, accettando il termine di uso comune, possiamo dire che in linea di massima sì, si può scaricare l’IVA sull’affitto di una sala riunioni.
Tuttavia, questo è possibile solo ad alcune condizioni e in certi casi particolari.

Innanzitutto, quando si parla della possibilità di detrarre l’IVA è bene precisare possono farlo soltanto le partite IVA che non rientrano nel regime di IVA forfettario.
Queste partite IVA, infatti, beneficiano di un regime fiscale agevolato ma proprio per questo non hanno possibilità di detrarre l’IVA di alcuna spesa.

Le partite IVA in regime ordinario invece possono procedere alla detrazione dell’IVA sull’affitto di una sala riunioni.
Perché ciò avvenga, è chiaro che deve essere possibile documentare la spesa.
Ciò significa che dovrà essere presentata la regolare fattura, dove sarà indicato correttamente il nome del professionista titolare della partita IVA o la ragione sociale dell’impresa.

Deve essere dimostrabile, inoltre, che la spesa è stata sostenuta per ragioni inerenti al funzionamento dell’azienda.

È bene prestare attenzione particolare a una tipologia di spese che può cambiare molto il panorama descritto fino ad ora.
Nel caso dell’affitto di una sala riunioni, questo tipo di uscite può rientrare, a seconda dei casi, anche nelle cosiddette spese di rappresentanza: si tratta di spese che l’azienda sostiene a fini promozionali, per migliorare la situazione della propria impresa, direttamente o indirettamente.
L’affitto di una sala riunioni per una presentazione, un congresso e simili occasioni di tipo promozionale può far rientrare tale spesa organizzativa in questa tipologia di voce.
A queste spese va prestata una particolare attenzione, poiché per queste spese è prevista la detraibilità dell’IVA solo per importi di spesa non superiori a 50,00 euro. Per le spese superiori, non è possibile richiedere la detrazione. Ci sono invece delle possibilità di deduzione dell’imponibile, con limitazioni.

Al momento di organizzare l’evento o la riunione, è opportuno confrontarsi preventivamente con il proprio commercialista di fiducia, per capire quali saranno i costi effettivi, in modo da prevedere il budget di spesa in modo corretto ai fini della migliore gestione d’impresa.

Per riassumere quanto detto fino ad ora sull’IVA sull’affitto di una sala riunioni, possiamo dire che:

1. L’aliquota sull’IVA sull’affitto di una sala riunioni ammonta al 22%, aliquota standard. Ciò vale sia per i business center che per gli alberghi.
2. È possibile detrarre l’IVA sull’affitto di una sala riunioni solo se non si è sottoposti a un regime agevolato come quello forfettario.
3. È necessario che le spese siano direttamente eseguite dal soggetto che richiede la detrazione e devono essere giustificate dalla necessità aziendale.
4. Le spese devono essere adeguatamente documentate, tramite la presentazione della fattura elettronica.
5. Bisogna prestare particolare attenzione al tipo di occasione per la quale l’affitto di una sala riunioni si rende necessario: nel caso in cui rientri nelle cosiddette spese di rappresentanza, l’IVA potrebbe non essere detraibile.
6. Il suggerimento migliore da seguire resta quello di confrontarsi in anticipo con il proprio commercialista, in modo da verificare le condizioni di partenza e capire se nel proprio caso specifico è possibile o meno detrarre l’IVA sull’affitto di una sala riunioni.