Coworking normativa: un alleato per il tuo business

Spesso all’avvio di un progetto lavorativo non è possibile investire una gran parte dei propri guadagni nell’affitto di un ufficio tradizionale.
Ecco perché molti lavoratori freelance, liberi professionisti e creatori di start up innovative decidono di cominciare lavorando da casa.
Complici le nuove possibilità date dallo smart working, le modalità di lavoro si sono moltiplicate e le possibilità adesso sono molte di più rispetto a un tempo.

Lavorare da casa però non è l’unica possibilità per risparmiare.
Molte persone, inoltre, faticano ad adattarsi a svolgere le proprie attività di lavoro nello stesso luogo in cui vivono la loro sfera privata. I motivi principali sono:

• Distrazioni che abbondano nell’ambiente domestico.
• Rischio di iper-connessione e burnout.
• Mancanza di spazi adatti per organizzare incontri di lavoro e accogliere i clienti.
• Senso di isolamento e mancanza di contatti sociali.

A tutto questo il coworking può rispondere efficacemente, garantendo un luogo adatto alla nostra attività lavorativa, in un ambiente vivace e stimolante, adeguato all’incontro con clienti e fornitori e in grado di dare una svolta al nostro business grazie alle possibilità che offre di allacciare contatti e sviluppare nuovi progetti.
Il network infatti è un vantaggio fondamentale che il coworking offre, più di qualsiasi altra modalità di lavoro.

Ma come si concretizza tutto questo in una normativa sul coworking?
Vediamolo nel dettaglio.

Il contratto che regola i rapporti di coworking rientra fra i cosiddetti contratti atipici, la cui disciplina è tendenzialmente più libera.
Solitamente, il contratto di coworking si considera una sottocategoria del contratto di utilizzo di spazi e servizi. Non è quindi assimilato a un contratto di locazione classico, ma piuttosto a uno di erogazione di servizi generici.

La prima caratteristica da tenere presente è che, mentre con un contratto di locazione si affitta un immobile intero o una parte di esso ad uso esclusivo, con il contratto di coworking si affitta soltanto una postazione di lavoro, mentre la sala è condivisa con altre persone.

Per quanto riguarda la durata dei contratti, la normativa sul coworking prevede molta più flessibilità rispetto a quello di locazione commerciale, che generalmente viene utilizzato per gli uffici e prevede una durata standard di 6+6 anni, fino ad arrivare a 9+9 anni.
Una postazione di coworking può essere concessa con una tariffa oraria, giornaliera o per periodi più lunghi a seconda degli accordi intercorsi tra la struttura e l’affittuario, in modo molto più libero.

Fondamentale è che nel contratto siano indicati in modo specifico tutti i servizi che la struttura si impegna a fornire al cliente: si tratta infatti di una parte non accessoria, bensì fondamentale del rapporto.

Il lavoratore possessore di partita IVA che decida di usufruire di uno spazio di coworking potrà richiedere il rilascio di una fattura che certifichi le spese sostenute: in questo modo sarà possibile dedurre la spesa, dal momento che si tratta di costi sostenuti per la propria attività lavorativa (non è possibile invece scaricare l’IVA, al contrario di quanto accade per il contratto di locazione).

Come funziona quindi la normativa sul coworking messa in pratica?

All’interno del contratto dovranno trovare posto una serie di informazioni:

• I dati anagrafici delle due parti interessate
• Le date di inizio e di fine del contratto
• L’ammontare della tariffa da corrispondere
• I servizi che la struttura si impegna a fornire
• I tempi e le modalità di accesso alla postazione affittata
• Le eventuali modalità di recesso (in caso di durata più lunga).

È fondamentale indicare all’interno del contratto quali servizi sono compresi nella tariffa, in particolare nel caso in cui vi sia la possibilità di usufruire di servizi aggiuntivi pagando una cifra a parte.

I servizi che sono compresi sono solitamente:

• Utenze: riscaldamento, aria condizionata, luce, acqua e gas e tassa sui rifiuti. La possibilità di vedere inclusi questi servizi in una piccola tariffa rappresenta un grosso risparmio per i lavoratori autonomi e freelance o per le giovani start up.
• Connessione internet wi-fi: fondamentale per lo smart working, è sempre garantita.
• Servizio di segreteria: comprende, oltre al servizio di accoglienza iniziale, la possibilità di ricevere e smistare corrispondenza telefonica e cartacea, ricevere pacchi, orientare gli ospiti.
• Pulizie e manutenzione: sono oneri a carico della struttura i cui costi sono compresi nella tariffa.
• Zona relax: completa di area ristoro con bar o distributori automatici.

La postazione deve essere completamente accessoriata, in modo da poter iniziare immediatamente a lavorare. Spesso a servizi come l’utilizzo di fotocopiatrice e scanner vengono applicate delle tariffe a consumo.
Per i propri effetti personali, talvolta vengono messi a disposizione degli armadietti, ma in ogni caso la responsabilità per oggetti lasciati incustoditi non ricade generalmente sulla struttura.

Quali sono gli impegni che deve rispettare l’utilizzatore?

• Rispettare gli orari e le modalità di accesso alla postazione indicate nel contratto.
• Rispettare gli altri lavoratori: il coworking è molto apprezzato per la possibilità di fare networking e condividere conoscenze ed esperienze, dunque si tratta di un ambiente solitamente piuttosto informale ed amichevole. Tuttavia, ciò avviene nei limiti della correttezza: non si possono disturbare i colleghi parlando a voce troppo alta al telefono o in video chiamata, né occupare con i propri effetti personali lo spazio altrui.
• Rispettare il regolamento per quanto riguarda l’uso di servizi aggiuntivi: ad esempio, potrebbe venire richiesto di prenotare con un certo anticipo una sala meeting per permettere di allestirla.
• Il pagamento viene eseguito solitamente in anticipo. In caso di accordi differenti, magari perché si tratta di un affitto ricorrente, è importante essere precisi e puntuali.
• In caso di recesso anticipato, rispettare le modalità previste nel contratto, segnalando la volontà di recedere dallo stesso con il congruo anticipo.

La normativa coworking si dimostra semplice e flessibile, in linea con le esigenze di lavoratori freelance, autonomi, giovani start up in crescita.
La flessibilità richiede comunque serietà da entrambe le parti per poter avere la garanzia che il servizio sia sempre impeccabile.

Un ulteriore aspetto vantaggioso legato al coworking è rappresentato dalle opportunità fiscali che può offrire. Per i lavoratori autonomi e le piccole imprese, l’utilizzo di uno spazio di coworking può comportare significativi benefici in termini di deduzioni fiscali. Le spese sostenute per l’affitto della postazione, infatti, sono deducibili come costi relativi all’attività professionale. Questo significa che non solo si risparmia rispetto all’affitto di un ufficio tradizionale, ma si può anche ottenere un vantaggio fiscale che contribuisce a ridurre l’imponibile. Tuttavia, è fondamentale che le fatture siano correttamente emesse e che i servizi inclusi siano dettagliati, per poter usufruire appieno di queste agevolazioni. Inoltre, la flessibilità contrattuale del coworking permette di adattare le spese alle reali necessità lavorative, evitando così costi fissi eccessivi e migliorando la gestione finanziaria del proprio business.