Cosa comprende il costo dell’affitto di una postazione coworking

L’ufficio tradizionale non è più l’unica possibilità per svolgere la propria attività lavorativa. Oggi è possibile per chiunque, specialmente per freelancer e lavoratori autonomi, trovare nuovi spazi di lavoro che garantiscano flessibilità e costi contenuti, coniugando così le più diverse necessità di professionalità e autonomia.
Oggi infatti è possibile smarcarsi dal tradizionale affitto di un ufficio intero e dai suoi costi proibitivi, senza rinunciare ai benefici di uno spazio di lavoro attrezzato.

Come? Affittando una postazione di lavoro in coworking.
Ma cosa comprende il costo dell’affitto di una postazione?

In questo contributo risponderemo a queste domande e forniremo alcune informazioni utili al professionista che stia valutando l’opzione del coworking per sviluppare la propria attività.

Innanzitutto, è bene fare una precisazione: che cosa si intende quando si parla di coworking e di affitto di una postazione di lavoro?

Questa nuova modalità di lavoro nasce a San Francisco nel 2005 su invenzione di un programmatore informatico. Lo scopo principale è quello di venire incontro alle esigenze di alcune categorie di lavoratori sempre più diffuse, come i lavoratori freelance o i professionisti.

Lavorare in autonomia e per obiettivi, senza dover necessariamente rispettare un orario vincolante o doversi recare ogni giorno in un ufficio, magari molto lontano dalla propria abitazione, è un beneficio che la digitalizzazione del lavoro ha reso sempre più diffuso e reale, soprattutto in questi ultimi decenni.
Tuttavia, nel tempo si sono cominciati a riconoscere anche i limiti di questa nuova forma di lavoro. Molti professionisti, infatti, prima lavoravano da casa, o al massimo da caffè dotati di connessione wi-fi, biblioteche o da altri luoghi pubblici.

Ciò che veniva a mancare era soprattutto il senso di comunità che l’ufficio tradizionale riusciva in qualche modo a creare: le piccole ma significative interazioni sociali, le chiacchiere o le battute scambiate nella pausa pranzo o davanti a un caffè, venivano completamente cancellate, in particolare per chi si trovava a svolgere la propria attività professionale nell’ambiente domestico.
Inoltre, molti trovano estremamente arduo mantenere lo stesso livello di concentrazione bersagliati dalle continue distrazioni che si trovano in casa, per non parlare della difficoltà di gestire la separazione tra lavoro e tempo libero.

Tuttavia, spesso l’affitto o l’acquisto di un ufficio diventa per questi lavoratori eccessivamente oneroso, sia a livello economico che a livello gestionale. Costi troppo elevati, utenze da tenere sotto controllo, organizzazione dei servizi di segreteria o di pulizia, tasse, sono tutti oneri che distraggono dallo svolgimento del lavoro vero e proprio e svuotano le tasche del lavoratore o pesano sulle casse dell’azienda.

Nasce quindi la modalità del coworking, ovvero dell’incontro di professionisti autonomi o provenienti da differenti aziende e ambiti di lavoro che operano in un unico spazio condiviso.
Lo spazio viene coordinato dal gestore della struttura, molto spesso un business center, che offre un servizio completo all’interno di un unico costo di affitto della postazione.

Che cosa si ottiene, quindi, all’interno del costo di affitto della postazione?

• La vera e propria postazione di lavoro. Il lavoratore prende in affitto una postazione all’interno, solitamente, di un open space, e lavora gomito a gomito con altri, non necessariamente suoi diretti colleghi. La postazione è arredata e fornita di tutto il necessario per poter iniziare a lavorare immediatamente: scrivania, sedia, cassetti, prese di corrente.
• Connessione internet wi-fi. Una buona connessione internet è considerata un servizio essenziale per poter svolgere le proprie mansioni.
• Servizio di segreteria. La reception potrà ricevere telefonate ed eventualmente deviarle alla postazione desiderata. Talvolta è compreso nel costo di affitto della postazione anche l’utilizzo di una linea telefonica dedicata. È possibile anche che sia compreso il servizio di smistamento della posta e ritiro di pacchi.
• Servizio di pulizie degli ambienti.
• Riscaldamento e aria condizionata.
• Elettricità e utenze varie (anche pagamento delle tasse che normalmente sarebbero a carico del locatario di un ufficio, come la tassa sui rifiuti).
• Possibilità di utilizzo di stampante, fotocopiatrice e scanner (talvolta questo costo potrebbe essere invece addebitato secondo l’uso, quindi pagando una piccola cifra per ogni pagina effettivamente stampata).
• Area relax, solitamente dotata o di distributori automatici per la distribuzione di snack e bevande o, talvolta, di servizio bar.
• Garanzia che la struttura sia in linea con la normativa vigente per quanto riguarda gli standard di sicurezza.

Negli spazi di coworking possono essere previsti anche altri servizi, che però spesso sono conteggiati come extra rispetto al normale costo di affitto della postazione. Solitamente si tratta della possibilità di noleggiare su prenotazione delle salette private in cui poter incontrare i propri clienti o i fornitori, oppure delle sale meeting attrezzate per videoconferenze, riunioni o incontri di lavoro.

I servizi che sono compresi nel costo di affitto di una postazione devono essere chiaramente indicati all’interno del contratto di coworking e ne costituiscono parte integrante e fondamentale.
Allo stesso modo, devono essere specificati in modo limpido anche i tempi e le modalità in cui è consentito l’accesso alla postazione, nonché la durata del contratto, che nel caso dell’affitto di una postazione è molto flessibile. Le postazioni possono generalmente essere affittate a giornata, oppure per tempi più prolungati, solitamente con contratti settimanali o mensili.

In molti spazi di coworking, l’uso delle risorse come il numero di stampe o le ore di accesso alla sala riunioni può essere soggetto a limiti specifici inclusi nel canone mensile. Ad esempio, potrebbe essere previsto un numero massimo di stampe gratuite al mese, oltre il quale vengono applicati costi aggiuntivi. Analogamente, l’uso delle sale riunioni potrebbe essere limitato a un certo numero di ore mensili, con eventuali ore extra disponibili a pagamento o su prenotazione. Questi limiti sono spesso stabiliti per garantire un accesso equo alle risorse da parte di tutti i membri del coworking. È quindi importante verificare quali sono queste restrizioni e le condizioni per l’uso aggiuntivo, per evitare sorprese e pianificare in modo efficiente l’uso delle risorse disponibili.

Il contratto di coworking non è del tutto assimilabile ad un vero e proprio contratto di affitto. Si tratta, piuttosto, di una variante specifica del contratto di utilizzo di spazi e servizi. In questo senso, non prevede l’obbligo di registrazione ed è soggetto al pagamento dell’IVA.

Il lavoratore a partita IVA che decida di utilizzare questo tipo di soluzione al momento della dichiarazione potrà dedurre il costo dell’affitto di una postazione di lavoro, in quanto si considera che siano costi legati allo svolgimento della propria attività e viene pagato tramite fattura.

Considerando quindi tutti i servizi che sono normalmente inclusi nel costo dell’affitto di una postazione di lavoro e il fatto che tale costo è normalmente molto accessibile, il coworking si qualifica come un’ottima soluzione per tutti quei lavoratori che desiderano sviluppare la propria attività in un contesto dinamico, flessibile e con possibilità di ampliare in modo significativo il proprio network.