Contratto di locazione o utilizzo di spazi e servizi: guida alla scelta

In questo articolo tratteremo due tipi di contratti:

1. Il contratto di utilizzo di spazi e servizi
2. Il contratto di locazione

Vedremo prima nello specifico cos’è e come funziona ciascuno dei due tipi di contratto e poi li metteremo a confronto per capire quali sono le differenze tra i due.

Il contratto di utilizzo di spazi e servizi si può considerare come una evoluzione o una alternativa al più tradizionale contratto di locazione commerciale, che vedremo poi nello specifico.

Che cosa prevede il contratto di utilizzo di spazi e servizi e in quali casi è meglio farne uso?

Il contratto di utilizzo di spazi e servizi si utilizza quando:

• Viene messo a disposizione non un semplice immobile, ma uno spazio dotato già di tutto il necessario per poter essere utilizzato. Ad esempio, nel caso di uno Smart Office dovrà trattarsi di un ufficio arredato, completo per esempio di scrivanie, sedie, armadi, e simili.
• Viene garantito al cliente, insieme all’utilizzo degli spazi, l’uso di alcuni servizi che servono a supportarne il lavoro: alcuni esempi sono la connessione internet e l’utenza telefonica; il servizio di pulizia; la segreteria. In alcuni casi si possono avere anche delle offerte aggiuntive, come la possibilità di usufruire di una sala riunioni attrezzata, di un’area relax, di una palestra interna.

Il prestatore è obbligato a fornire tutti i servizi che vengono specificati al momento del contratto, che sono quindi parte integrante dell’accordo e non accessori.

Esistono diverse sottocategorie del contratto di utilizzo di spazi e servizi, come il contratto di service o il contratto di coworking. Viene utilizzato, oltre che per l’utilizzo di spazi da adibire ad uffici, in casi come quelli dell’organizzazione di eventi o manifestazioni di vario genere.

Il contratto di utilizzo di spazi e servizi è una formula versatile che può adattarsi a diverse esigenze professionali e commerciali. Oltre al classico contratto per uffici arredati e attrezzati, esistono altre tipologie che rispondono a specifiche necessità operative. Tra queste, i contratti di service e di coworking rappresentano due soluzioni innovative e flessibili, particolarmente apprezzate nel contesto moderno del lavoro dinamico e connesso.

Il contratto di service è una forma contrattuale che fornisce non solo spazi fisici, ma anche una gamma di servizi complementari essenziali per lo svolgimento delle attività professionali. Questo tipo di contratto è ideale per aziende che desiderano avere accesso immediato a uffici completamente operativi, senza doversi occupare dell’allestimento e della gestione quotidiana delle infrastrutture.

La durata del contratto di service è flessibile e viene solitamente stabilita in base alle esigenze del cliente, potendo variare da brevi periodi a termini più lunghi, senza le rigide restrizioni tipiche dei contratti di locazione. Questo rende il contratto di service particolarmente adatto per start-up, progetti temporanei o per imprese che prevedono variazioni rapide nei loro piani operativi.

Dal punto di vista normativo, il contratto di service non richiede la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate. Questa caratteristica semplifica notevolmente il processo contrattuale, riducendo gli oneri burocratici e fiscali. Essendo equiparato a un contratto di fornitura di servizi, non è soggetto agli obblighi di registrazione previsti per i contratti di locazione, rendendolo una soluzione conveniente e pratica.

Il contratto di coworking offre la possibilità di lavorare in spazi condivisi, usufruendo di servizi comuni e di un ambiente stimolante e collaborativo. Questo tipo di contratto è ideale per freelance, professionisti, piccole imprese e start-up che beneficiano della flessibilità e delle opportunità di networking offerte da un ambiente di coworking.

Il funzionamento del contratto di coworking è caratterizzato da una grande flessibilità: gli utenti possono scegliere tra diverse opzioni di abbonamento, che variano per durata (giornaliera, mensile, annuale) e per accesso ai vari servizi offerti, come connessione internet, sale riunioni, spazi relax e eventi di formazione o networking.

Per quanto riguarda le normative, il contratto di coworking non necessita di registrazione presso l’Agenzia delle Entrate. Questo lo distingue nettamente dai contratti di locazione tradizionali, che invece richiedono la registrazione e il pagamento delle relative imposte di registro. Pertanto, la questione “contratto di coworking va registrato” ha una risposta negativa, eliminando la necessità di passaggi burocratici complessi e costosi. La “contratto coworking registrazione agenzia entrate” non è richiesta, rendendo il coworking una scelta pratica e veloce per chi necessita di spazi di lavoro flessibili e ben attrezzati.

Oltre ovviamente ai dati anagrafici e aziendali di chi fornisce il servizio e del cliente e a tutto ciò che normalmente va indicato, nella stesura di contratto di utilizzo di spazi e servizi vanno fornite diverse indicazioni peculiari:

• La durata del contratto: a differenza del contratto di locazione, infatti, il contratto di utilizzo di spazi e servizi non prevede una durata standard. Proprio per questo risulta particolarmente agevole per le start up o le aziende che non hanno ancora raggiunto il loro massimo sviluppo e che potrebbero aver necessità di cambiare sede in un tempo relativamente breve. La durata va quindi concordata tra le parti e riportata sul contratto.
• Le modalità di recesso dal contratto: essendo la durata dello stesso meno rigida, potrebbero comunque dover essere presi accordi sulle tempistiche e le modalità di recesso.
• I servizi previsti. Dal momento che sono parte fondamentale dell’accordo tra il prestatore e l’utilizzatore, vanno indicati in modo preciso tutti i servizi aggiuntivi a carico del primo, dalle pulizie all’utilizzo della sala meeting, alla segreteria. Vanno indicati inoltre precisamente gli spazi e le destinazioni d’uso degli stessi.
• Il corrispettivo, che deve comprendere in un’unica cifra il pagamento degli spazi e dei servizi aggiuntivi.
• Le modalità di accesso agli spazi: questo punto è particolarmente importante in caso di contratto di coworking, che prevede quindi la condivisione dell’area di lavoro con altri lavoratori o altre aziende.

Il prestatore inoltre vorrà probabilmente inserire dei punti che lo tutelino in caso di furto o di cattivo utilizzo delle attrezzature fornite. Verranno quindi inseriti degli obblighi a carico dell’utilizzatore o delle penali.

Rispetto al contratto di locazione, il contratto di utilizzo di beni e servizi ha anche altre particolarità fondamentali:

• Non prevede la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate, in quanto equiparato ad un contratto di fornitura di servizi generici. La registrazione andrà completata solo in caso di contenzioso.
• Non prevede alcun tipo di esenzione dal pagamento dell’IVA.

Il contratto di locazione ad uso commerciale è un tipo di contratto di affitto che prevede l’utilizzo di un immobile per uno scopo diverso da quello abitativo, in particolare per attività di tipo industriale, artigianale, commerciale o simili, oppure attività di professionisti.

La caratteristica principale del contratto di locazione ad uso commerciale è quella di concedere all’utilizzatore l’uso esclusivo di un immobile, come se ne fosse effettivamente il proprietario.

Nel caso di un ufficio, è possibile che venga stipulato un contratto di locazione anche in caso di un ambiente arredato, ma privo di altri servizi aggiuntivi come quelli visti sopra.

La disciplina del contratto di locazione è molto più rigida in termini di durata dello stesso.
Infatti, la durata minima di questo tipo di contratti è di 6+6 anni, fino ad arrivare alla tipologia 9+9, a seconda del tipo di esercizio commerciale che andrà ad occupare l’immobile.

Sono previsti dei contratti transitori solo in caso di attività commerciali che abbiano di per sé durata limitata, come i temporary shop o delle attività stagionali.

Il recesso è molto più complesso: in caso di recesso anticipato, infatti, dovrà essere presentata una giusta causa, totalmente assente per quanto riguarda invece il contratto di utilizzo di beni e servizi.

Inoltre:

• È sempre obbligatorio registrare questo contratto all’Agenzia delle Entrate.
• In quanto contratto di locazione, è prevista l’esenzione dal pagamento dell’IVA, secondo la disciplina rintracciabile nell’articolo 10 del DPR 633/1972.

In particolare, il contratto di utilizzo di spazi e servizi:

1. Non prevede la semplice cessione di uno spazio, ma comprende la fornitura di attrezzature e servizi aggiuntivi, che vengono ad essere l’aspetto più significativo dell’accordo;
2. È più flessibile: la durata può essere determinata dalle due parti, senza particolari requisiti di legge;
3. Da un punto di vista fiscale, non prevede la registrazione ed è soggetto al pagamento dell’IVA.

Al contrario, il contratto di locazione:

1. Prevede la cessione dell’utilizzo esclusivo di uno spazio. Il locatario ne usufruisce quindi come se fosse il proprietario;
2. Ha una durata predeterminata, di 6+6 o 9+9 anni. È quindi più adatto a un’attività stabile e già avviata;
3. Deve sempre essere registrato, e può beneficiare dell’esenzione dal pagamento dell’IVA.