Affitto ufficio giornaliero come funziona: tutte le informazioni utili

Scopriamo insieme tutte le informazioni e i dettagli riguardanti l’affitto ufficio giornaliero e come funziona questo servizio innovativo. Grazie ai centri uffici (o business center) situati in posti strategici della città, professionisti che cercano spazi lavorativi giornalieri, possono trovare soluzioni ideali per soddisfare la loro idea di business. Questi business center offrono numerosi spazi funzionali, con stanze private o grandi scrivanie comuni dove poter lavorare in solitaria o, diversamente, allargare le prospettive e lavorare in un contesto di coworking. La possibilità di scegliere tra ambienti più riservati e spazi condivisi permette di adattarsi alle diverse esigenze professionali e personali. Questi ambienti messi a disposizione sono uffici arredati e composti da scrivanie, tavoli, armadietti, angoli adibiti agli ospiti, sale riunioni, e molto ancora. Non mancano aree comuni per il relax o per incontri informali tra colleghi, aumentando così le opportunità di networking e collaborazione. Ma soprattutto offrono i servizi necessari che permettono di lavorare in autonomia in un ambiente adibito propriamente ad ufficio: stampanti, spesso anche i computer stessi, linee telefoniche e wi-fi, riscaldamento e clima, ecc., per garantire un completo confort per il professionista che vuole fruire di questi servizi anche solo periodicamente. Chi si occupa di gestire questi uffici, li mette a disposizione tramite “affitti brevi” a partire da un paio di ore saltuarie fino a periodi più lunghi e continuativi. È importante sottolineare che, oltre alla flessibilità temporale, questi servizi sono spesso disponibili in diverse fasce orarie, compresi i fine settimana, offrendo così un’ulteriore comodità per chi ha necessità di lavorare al di fuori dei tradizionali orari d’ufficio. Per questo motivo la possibilità di avere in affitto un ufficio giornaliero è assolutamente praticabile.

L’affitto ufficio giornaliero molto spesso è richiesto da freelance che non hanno un posto fisso dove lavorare e cercano riservatezza e servizi comodi. Anche le start up usufruiscono di questa soluzione perché vantaggiosa. Soprattutto per gestire agli inizi un’attività ancora da rodare, permettendo così di fare valutazioni su costi e comodità. Questa opzione risulta infatti particolarmente utile per chi è in una fase di crescita e necessita di spazi flessibili senza l’impegno di un contratto di locazione a lungo termine. Anche le aziende si avvalgono di queste formule di ambienti smart, scegliendo un affitto ufficio giornaliero, spesso per gestire progetti temporanei o per offrire una sede ai dipendenti che operano in remote working e hanno necessità di incontrarsi periodicamente in un contesto professionale. Ma sta aumentando la richiesta di questo servizio anche da parte di altri numerosi professionisti che necessitano di soluzioni a portata, per gestire il proprio business. Ad esempio, consulenti, avvocati, commercialisti e altre figure professionali che necessitano di spazi occasionali per ricevere i propri clienti in un ambiente adeguato.

Per poter richiedere un affitto di un ufficio giornaliero, affidiamoci agli esperti del settore che ci potranno dare tutte le informazioni e i prezzi di riferimento. Tramite preventivi studiati su misura per le nostre esigenze avremo in mano dei costi contenuti già chiari da gestire e integrare nel bilancio dell’attività. La trasparenza nei costi è uno dei punti di forza di questo servizio, permettendo ai professionisti di avere un controllo totale sulle spese legate alla gestione degli spazi di lavoro. Il servizio di affitto ufficio giornaliero è disponibile per:

• Professionisti e imprenditori domiciliati presso il centro uffici;
• Persone e attività che hanno già stipulato un contratto di ufficio virtuale presso il business center;
• Aziende e lavoratori autonomi che non hanno domicilio presso le sedi del centro uffici.

La flessibilità di questo servizio di affitto ufficio giornaliero è talmente vasta, da essere praticamente disponibile per chiunque ne abbia necessità. Inoltre, come già accennato, sta diventando una richiesta formulata da vari professionisti freelance di vari settori, quando inizialmente erano spesso solo le aziende di selezione e di formazione che facevano richieste di questo tipo. Questo crescente interesse riflette una tendenza più ampia verso modalità di lavoro agili e flessibili, che consentono ai professionisti di gestire meglio il proprio tempo e le proprie risorse.

Riassumendo in breve, l’affitto ufficio giornaliero funziona nel seguente modo: un professionista necessita di un ufficio arredato, di una sala riunioni o di un luogo di incontro con ospiti/clienti. Al contempo, necessita di tutti i servizi d’ufficio che gli permettono di agevolare il proprio lavoro. Perciò sceglie un centro uffici ben attrezzato e alla sua portata. Lì potrà stipulare un contratto di affitto per ufficio a partire da un minimo di due ore, decidendo di poter prolungare le tempistiche anche a cadenza personalizzata, usufruendo così delle agevolazioni e dei vantaggi che questo tipo di servizio offre. Questa flessibilità permette di gestire al meglio gli imprevisti e di adattarsi rapidamente a nuove esigenze operative. Di seguito continuiamo a capire meglio in che modo procedere per fruire di questo servizio di affitto ufficio giornaliero.

Se abbiamo deciso di andare alla ricerca di un affitto ufficio giornaliero, è importante affidarci a persone competenti, che sappiano anche darci la soluzione migliore per le nostre necessità. Dal lato pratico, chi si occuperà del nostro servizio, ci darà tutte le informazioni necessarie e corrette per stipulare un contratto adeguato di affitto ufficio giornaliero, andiamo perciò a capire dove farlo.

I posti dove trovare uffici in affitto sono primariamente dei grandi edifici destinati a ospitare uffici e spazi per attività imprenditoriali e per professionisti. Questi stabili, se destinati appunto a questo uso, sono a tutti gli effetti dei business center. All’interno troveremo una segreteria centralizzata che si occuperà di darci le delucidazioni in merito al funzionamento dei servizi che mettono a disposizione. Stipulerà direttamente il contratto di affitto ufficio giornaliero, periodico o continuativo che sia. Oltre a ciò, ci sono anche le agenzie specializzate che si occupano della gestione di spazi per il co-working, che possono offrire lo stesso servizio per professionisti e aziende che vogliono avvalersi della possibilità di usufruire dell’affitto ufficio giornaliero. Le modalità sono le medesime, la differenza è che l’agenzia che gestisce questi spazi, non è solitamente presso la sede dove si collocano gli uffici da affittare.

È facile intuire che non ci sono particolari problemi per poter fare un affitto ufficio giornaliero e i contratti per questo tipo di servizio, verranno stipulati di volta in volta. In merito a questo vorrei spendere del tempo per specificare alcuni dettagli. L’affitto di un ufficio a tempo, viene gestito tramite un contratto di utilizzo di spazi e servizi, che non è un comune contratto di locazione.

Tale contratto, in breve, prevede che:

1. l’immobile sia dotato di tutti gli arredi necessari per poter essere utilizzato per il suo scopo, come scrivanie, sedie, armadi, ecc.;
2. devono essere garantiti i servizi adeguati a supportare il lavoro di ufficio, come per esempio la connessione internet, i servizi di segreteria, ecc.;
3. vengano specificati e messi a disposizione servizi aggiuntivi quali sala riunioni, zona relax e simili;
4. tutto ciò che viene fornito e non, venga altresì specificato al momento del contratto;
5. la durata dell’affitto è variabile e non ha vincoli di tempo, ed il recesso dello stesso è al contempo gestito con minor rigidità;
6. il costo del servizio di affitto ufficio giornaliero (o periodico) deve essere indicato per intero, comprendendo tutto ciò che viene messo a disposizione.

Questo contratto d’affitto ufficio giornaliero non prevede la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate e non ha alcun tipo di esenzione dal pagamento dell’IVA.

Non ci resta ora che raccogliere tutti insieme i vantaggi di affittare un ufficio per un giorno. Il primo grande vantaggio che abbiamo è il servizio in sé, che ci garantisce uno spazio di lavoro funzionale, arredato di mobili e di accessori adatti ad adempiere la nostra attività. In più ci è garantita la fruizione dei servizi indispensabili per il nostro lavoro, come la linea internet e telefonica, i servizi di segreteria e di accoglienza di eventuali clienti.

Ulteriori costi di gestione dello stabile, pulizie dei locali, spese per le varie utenze, spese condominiali, segreteria ecc. sono sempre a carico dei business center ( se non specificato diversamente). Infatti tutto ciò che andremo a pagare, concordato sul contratto d’affitto, comprenderà ogni tipo di spesa. Questo aspetto non è da sottovalutare in quanto ci permette di controllare i costi che andremo a sostenere e potremo testare soluzioni lavorative per consolidare la nostra attività con scelte future più consapevoli. I costi di un affitto ufficio giornaliero sono certamente competitivi e inferiori rispetto a soluzioni a medio- lungo termine, che vincolato e potrebbero essere troppo impegnative. Di fatto l’affitto ufficio giornaliero ha dei costi ben inferiori rispetto all’acquisto o all’affitto continuativo di un immobile arredato o da arredare.

Dal lato propriamente personale, è vantaggio disporre di un ufficio giornaliero perché possiamo ottenere la riservatezza che ci serve per lavorare in solitaria o per disporre di postazioni multiple per attività di coworking, e solo per il tempo da noi desiderato. Possiamo ospitare e accogliere clienti o collaboratori di progetti, usufruendo di beni e servizi che spesso a casa non abbiamo. Inoltre possiamo gestire a piacimento il lavoro agile grazie ad un contesto mirato e personalizzato, che consente di lavorare con più efficacia.

Scegliamo noi per quanto tempo utilizzare questo servizio di affitto ufficio giornaliero, il che ci permette anche di controllare il tempo che investiamo sulla nostra attività o ci permette di avere semplicemente un posto privato che a casa non abbiamo ma che effettivamente ci necessita per un tempo limitato. Questa possibilità è dovuta anche al tipo di contratto che andremo a stipulare, perché è un contratto di affitto di utilizzo di spazi e servizi e non un contratto di locazione tradizionale, che vincola invece sulla durata del contratto almeno per 6 anni. Poter decidere volta per volta sulle modalità di fruizione di affitto ufficio giornaliero, ci rende piuttosto liberi e sereni. In quanto abbiamo un appoggio concreto e flessibile, che in determinati momenti ci garantisce la stabilità di cui abbiamo bisogno.

Non dimentichiamo inoltre che un ambiente autorevole come un ufficio ambientato in un contesto di business, dona valore e maggior professionalità alla nostra immagine. Soprattutto per i professionisti che non hanno un loro spazio dedicato a casa e vogliono aumentare la loro autorevolezza creando attorno a sé uno spazio che rispecchi le proprie competenze e capacità. Nonostante un ufficio sia solo un mezzo e non certo il soggetto che esprime la professionalità lavorativa, è comunque un ambiente che ci mette in condizione di poter lavorare al massimo delle nostre potenzialità perché è un locale adibito a farci fare questo.

L’affitto di un ufficio giornaliero, sebbene offra una grande flessibilità e possa sembrare conveniente per alcuni professionisti, presenta diversi svantaggi. Innanzitutto, il costo giornaliero può essere significativamente più elevato rispetto a un affitto mensile o annuale, rendendolo meno economico per chi ha bisogno di uno spazio regolare per più giorni alla settimana. Inoltre, la disponibilità di questi uffici può variare, il che può portare a incertezze o a difficoltà nel pianificare incontri o eventi importanti se l’ufficio non è disponibile quando necessario. Un altro svantaggio è la mancanza di personalizzazione: gli spazi affittati giornalmente sono spesso standardizzati e non consentono modifiche che rispecchino l’identità del professionista o del brand. Inoltre, l’assenza di una postazione fissa può ridurre la produttività e l’efficienza, poiché il tempo viene speso per l’allestimento e lo smontaggio delle proprie attrezzature ogni volta. Infine, la possibilità di creare una rete di contatti stabili e un ambiente di lavoro collaborativo è limitata rispetto a quanto accade in un ufficio tradizionale, dove le relazioni interpersonali e professionali possono essere sviluppate nel tempo.