Affittare una postazione di lavoro: tutti i vantaggi

Se sei un professionista, un lavoratore freelance o viaggi spesso per lavoro, potresti aver considerato l’affitto di una postazione di lavoro.
In questo articolo vedremo come funziona e quali sono i vantaggi di questa soluzione. L’affitto di una postazione di lavoro non è solo una soluzione pratica, ma anche un’opportunità per migliorare la propria efficienza e allargare la propria rete professionale.

Solitamente, il servizio di affitto di una postazione di lavoro è offerto dai business center o da agenzie specializzate negli spazi di coworking.

Come funziona?

La struttura mette a disposizione uno spazio coworking, in cui sono presenti un certo numero di postazioni di lavoro.
La struttura provvede, oltre alle postazioni, all’erogazione di una serie di servizi accessori: servizio di segreteria, utenze, pulizie, connessione internet, talvolta anche gli stessi computer che saranno utilizzati per il lavoro. In alcuni casi, vengono assegnati degli spazi guardaroba oppure degli armadietti o dei cassetti per riporre i propri materiali ed effetti personali e tenerli al sicuro. Questo tipo di organizzazione permette al professionista di concentrarsi completamente sulle proprie attività, senza preoccuparsi della gestione logistica dell’ufficio.
Questi servizi sono compresi nella tariffa e di solito vengono specificati all’interno del contratto. Altri servizi potrebbero essere erogati con pagamento al bisogno, come l’uso della fotocopiatrice o dello scanner, che potrebbero richiedere l’utilizzo di un badge magnetico.

Molto spesso inoltre il business center o l’agenzia di coworking decidono di rendere più interessante la loro offerta garantendo altri optional: per fare solo alcuni esempi, un bar o caffetteria, una nursery o un servizio di baby-sitting per i lavoratori con figli, una palestra o una spa. Questi servizi aggiuntivi possono trasformare il luogo di lavoro in un ambiente piacevole e rilassante, migliorando il benessere complessivo del lavoratore.

Nella maggior parte dei casi, se si tratta di un singolo lavoratore, si prende in affitto una postazione di lavoro a una scrivania, che va prenotata, solitamente, con almeno un giorno di anticipo.
L’affitto della postazione di lavoro può avere una durata variabile: un giorno soltanto, alcuni giorni, oppure può avere durata mensile o annuale, a seconda delle necessità.

Le postazioni possono essere di tipo differente, ad esempio grandi tavoli comuni, scrivanie singole o condivise con un altro lavoratore, aperte o dotate di divisori. La differenza di postazione potrebbe anche causare delle variazioni nelle tariffe.

Anche gruppi di lavoratori, start-up e aziende potrebbero beneficiare dall’affitto di una postazione di lavoro. Vi sono infatti anche postazioni pensate appositamente per queste realtà alle quali possono venire riservate delle aree all’interno dello spazio comune, oppure delle stanze private.

Affittare una postazione di lavoro in un ambiente condiviso può stimolare l’innovazione e la creatività, grazie al confronto quotidiano con altri professionisti.

Molti spazi di questo tipo restano aperti nei normali orari lavorativi, alcuni tuttavia possono restare aperti per un tempo più prolungato, in modo tale che il cliente possa terminare in tutta calma il proprio lavoro e usufruire il più possibile della sua postazione. In ogni caso, l’orario in cui il cliente è autorizzato ad accedere agli spazi deve essere preventivamente concordato e scritto sul contratto.

Per entrambe le parti, la struttura e il cliente, vi sono dei doveri da rispettare: la prima è tenuta ad erogare tutti i servizi promessi nel contratto e a curare la pulizia e la conformità dello spazio di lavoro alle norme di sicurezza; il secondo è tenuto a rispettare dei regolamenti in modo da non disturbare gli altri lavoratori (in caso ciò non avvenisse, il cliente potrebbe anche essere allontanato). Rispettare le regole all’interno di uno spazio di coworking è essenziale per mantenere un ambiente collaborativo e produttivo per tutti gli utenti.
Se si decide di affittare una postazione di lavoro solo per un giorno, non è possibile lasciare i propri materiali o effetti personali al termine del tempo che si ha a disposizione. Per chi necessita di uno spazio di lavoro solo occasionalmente, questa flessibilità rappresenta un vantaggio notevole rispetto agli impegni di lungo termine.

Alcune caratteristiche solitamente comuni alle strutture che offrono il servizio di affitto di postazioni di lavoro sono:

• L’essere facilmente raggiungibili in auto e con i mezzi pubblici;
• Facilità di parcheggio;
• Immobile di prestigio, confortevole e di aspetto autorevole.

Chi potrebbe essere interessato all’affitto di una postazione di lavoro?

• Professionisti, magari giovani, che non possono ancora permettersi l’intero costo di un affitto e del relativo mantenimento dell’immobile e del servizio di segreteria e pulizia.
• Lavoratori freelance, che si spostano frequentemente o che lavorano spesso da casa.
• Studenti che non dispongano di spazi adeguati allo studio.
• Start-up e aziende, specialmente se recenti e in crescita.
• Consulenti e lavoratori part-time.

Quali sono i vantaggi di questo tipo di soluzione?

• Avere a disposizione tutti i vantaggi di un ufficio. Con l’avvento dei computer portatili, è diventato possibile lavorare ovunque ci si possa collegare a internet. Lo smart-working, il lavoro da remoto che considera più il raggiungimento di certi obiettivi che le ore lavorate, si è diffuso sempre di più. Sebbene questo tipo di lavoro sia considerato molto moderno e sia sempre più apprezzato, molte persone trovano stancante lavorare da casa (o da una stanza d’albergo), in solitudine. L’affitto di una postazione di lavoro è l’occasione per dedicare uno spazio esclusivamente al lavoro, per incontrare dei colleghi con cui stringere dei legami, scambiare idee e opinioni, per incontrare i propri clienti o partner lavorativi in un luogo adatto anche se si lavora normalmente da casa. Inoltre, avere un luogo di lavoro separato dalla propria abitazione può aiutare a stabilire un equilibrio migliore tra vita privata e professionale.
• Ridurre i costi. L’affitto di una postazione di lavoro dispensa il professionista dalla spesa, che può rivelarsi eccessivamente pesante, relativa all’affitto di un immobile da adibire a ufficio. Inoltre, i costi della maggior parte dei servizi sono compresi e la loro ricaduta sulle finanze del lavoratore o dell’azienda è decisamente minore. Inoltre, ci si libera da qualsiasi incombenza riguardi l’immobile, dalle tasse alla manutenzione. Questo aspetto è particolarmente vantaggioso per chi inizia una nuova attività e desidera mantenere bassi i costi operativi.
• Possibilità di stringere nuove relazioni sociali e lavorative. Ciò è vero sia per il singolo lavoratore, che può godere della compagnia, dell’aiuto e dello scambio con gli altri utenti, sia per le start-up e le aziende, che possono creare rapporti tra loro e avviare nuovi progetti o beneficiare della collaborazione con altre realtà. Molte realtà aziendali giovani decidono di affidarsi a questo tipo di soluzioni proprio per il clima più dinamico e stimolante che si viene a creare al loro interno. Le interazioni quotidiane in uno spazio condiviso possono portare a collaborazioni inaspettate e aprire nuove opportunità di business.
• Flessibilità e libertà. L’affitto temporaneo di una postazione di lavoro rende il cliente libero di valutare per quanto tempo ne avrà bisogno, senza sprecare denaro o sentirsi legato ad una struttura se questa non è più adatta alle sue esigenze. Si possono anche affittare più scrivanie o in città diverse, a seconda delle necessità del momento. Questa flessibilità è particolarmente utile per chi lavora su progetti a breve termine o per chi ha bisogno di viaggiare frequentemente per lavoro.