Acquistare un ufficio: gli aspetti e le alternative da considerare

In questo articolo parleremo della decisione di acquistare un ufficio e di tutti gli aspetti relativi che vanno presi in considerazione.

Se sei titolare di un’azienda, potresti aver preso in considerazione l’idea di acquistare un ufficio.

L’ufficio è il luogo dove il personale aziendale si riunisce, dove vengono custodite le attrezzature di lavoro e i documenti relativi alle attività dell’azienda e dove si possono accogliere i clienti e i fornitori in modo professionale.
Avere un ufficio è sicuramente importante per qualsiasi impresa.

Vale la pena acquistare un ufficio?
Dipende: se l’azienda è molto giovane e non possiede un capitale sufficiente, probabilmente l’acquisto di un ufficio passerà in secondo piano, almeno nei primi tempi.

Se però si tratta di un’impresa ormai stabilmente avviata e che non ha in programma alcun trasloco, allora è certamente più vantaggioso acquistare un immobile invece di pagare un affitto.
Il pagamento mensile di un mutuo, infatti, consiste in una cifra solitamente minore rispetto a quella che si paga per una locazione: ciò significa spese mensili più basse per l’azienda.

Inoltre, l’immobile rappresenta un valore che resta in capo all’impresa e non viene disperso, e potrà sempre generare utili in futuro.

Acquistare immobili a uso ufficio comporta una serie di considerazioni pratiche e legali che possono influire significativamente sulla tua attività. Innanzitutto, è importante valutare la posizione dell’immobile, poiché una buona ubicazione può attrarre clienti e talenti, migliorare la visibilità dell’azienda e ridurre i tempi di pendolarismo per i dipendenti. Inoltre, è essenziale considerare la dimensione e la disposizione dell’ufficio per assicurarsi che soddisfi le esigenze attuali e future dell’azienda, includendo spazi adeguati per il personale, sale riunioni e aree di accoglienza. Dal punto di vista finanziario, l’acquisto di un immobile a uso ufficio richiede un impegno economico significativo, quindi è fondamentale analizzare attentamente il bilancio aziendale e valutare le opzioni di finanziamento disponibili. Inoltre, l’acquirente deve considerare le imposte associate all’acquisto e alla proprietà dell’immobile, oltre ai costi dell’ufficio legati alla manutenzione e gestione a lungo termine. È anche consigliabile verificare la conformità dell’edificio alle normative vigenti, inclusi i requisiti di sicurezza, accessibilità e uso commerciale. Infine, l’acquisto di un immobile a uso ufficio può offrire vantaggi fiscali e rappresentare un investimento a lungo termine per l’azienda, ma richiede una pianificazione accurata e un’analisi approfondita per garantire che l’acquisto supporti gli obiettivi strategici del business.

Il leasing di un immobile commerciale è un’ottima via di mezzo per chi non può o non vuole impegnarsi immediatamente nell’acquisto di un ufficio, ma che allo stesso tempo non desidera precludersi questa possibilità.

Si tratta di un tipo di finanziamento per cui il proprietario dell’immobile (ad esempio la banca che anticipa il denaro o una società immobiliare) concede al cliente l’utilizzo dello stesso a fronte del pagamento di un canone mensile.
All’interno del contratto viene indicato un termine di tempo, raggiunto il quale l’utilizzatore può scegliere di riscattare le quote già versate e acquistare l’immobile pagando la cifra mancante rispetto al prezzo di vendita.
Si tratta di un’opportunità per il cliente, che potrà decidere senza obblighi come comportarsi al termine del periodo indicato.
Sicuramente però i canoni di leasing sono più simili, in quanto a costi, a quelli di un affitto che a quelli di un mutuo. Altro fattore da tener presente è che, qualora si decida di acquistare l’ufficio, andrà corrisposta l’intera cifra rimanente.

Il canone del leasing, comunque, permette di beneficiare di un ulteriore vantaggio, ovvero la deducibilità fiscale completa.

Nel caso in cui si pensi di acquistare un ufficio da utilizzare come studio per un professionista e non per un’azienda con più dipendenti le considerazioni da fare sono diverse.

Se si tratta di un professionista che necessita di incontrare i clienti e fissare molti appuntamenti, è decisamente sconsigliabile la scelta di adibire a ufficio una porzione della propria abitazione.

Sarà quindi necessario, anche in questa fattispecie, valutare lo stato dell’attività e la disponibilità economica: se si dispone di una somma sufficiente da investire o se si può ottenere un mutuo senza troppa fatica, allora acquistare un ufficio è probabilmente la scelta più azzeccata.

Per quanto riguarda la detraibilità dell’IVA (connessa quindi all’imposta sul reddito), il professionista ha diritto alla detrazione del 100% dell’IVA per l’acquisto di un immobile ad uso ufficio, sulla base delle quote annuali di ammortamento.

Gli uffici di un professionista rientrano infatti a pieno titolo nella categoria degli immobili strumentali, così definiti nell’articolo 43, comma 2, del DPR n. 917/86:
“Ai fini delle imposte sui redditi si considerano strumentali gli immobili utilizzati esclusivamente per l’esercizio dell’arte o professione o dell’impresa commerciale da parte del possessore.”

Per questo stesso motivo, anche i contratti di locazione di immobili strumentali sono normalmente sottoposti al regime dell’esenzione dell’IVA.

Per quanto riguarda l’acquisto di immobili, l’ammontare dell’aliquota dell’IVA può variare a seconda del tipo di immobile e della destinazione d’uso dello stesso (ad esempio, diminuisce in caso di immobile destinato ad essere prima casa).
In generale, inoltre, gli atti soggetti al pagamento dell’IVA sono esentati dal pagamento dell’Imposta di registro: secondo quanto stabilito dall’articolo 40 del Testo Unico dell’imposta di registro, infatti, le due sono considerate alternative.

Anche se in linea generale l’acquisto di un immobile è considerato esente IVA (e quindi soggetto all’Imposta di registro), vi sono comunque alcuni casi in cui si applica l’IVA o in cui è applicabile a scelta. È il caso, ad esempio, delle vendite da parte delle imprese che si sono occupate direttamente della costruzione o della ricostruzione dei fabbricati, entro 5 anni.

Quando si considera l’espansione o la creazione di uno spazio di lavoro, oltre all’acquisto di un ufficio, ci sono diverse alternative pratiche e flessibili come l’affitto e il noleggio operativo. Affittare un ufficio offre la possibilità di accedere rapidamente a una sede senza l’impegno finanziario a lungo termine che comporta l’acquisto di un immobile. Questo può essere particolarmente vantaggioso per le startup e le piccole imprese, che possono preferire mantenere la liquidità aziendale per altre esigenze operative. L’affitto offre anche la flessibilità di cambiare sede facilmente, adattandosi a eventuali variazioni nella dimensione del team o nelle esigenze logistiche.

Un’altra opzione interessante è il noleggio operativo, che permette di utilizzare gli spazi e le attrezzature necessarie senza acquisirli definitivamente. Questo modelloconsente di rinnovare facilmente le attrezzature senza dover gestire l’ammortamento o la rivendita dei beni obsoleti. Il noleggio di uffici temporanei spesso include manutenzione e assistenza tecnica, riducendo così i costi imprevisti e semplificando la gestione delle risorse. In sintesi, sia l’affitto che il noleggio operativo offrono flessibilità e possono risultare economicamente vantaggiosi per molte aziende, consentendo loro di concentrare risorse e attenzione sul core business piuttosto che sull’immobiliare.

Considerati tutti gli aspetti visti sopra, risulta più conveniente scegliere di acquistare un ufficio o optare per un contratto di affitto?

Abbiamo visto che la scelta deve prendere in considerazione:
1. La disponibilità economica dell’azienda
2. La sicurezza che l’immobile scelto continui a risultare adatto alle esigenze dell’azienda per diverso tempo e che quindi l’acquisto sia conveniente

Bisogna comunque tener presente anche le condizioni fiscali, cioè la possibilità di detrarre il 100% dell’IVA in caso di acquisto di un ufficio da parte di un professionista con partita IVA.

Inoltre, l’acquisto è consigliato in quanto fa sì che l’azienda prenda possesso di un bene che potrebbe generare utili in futuro, ad esempio mediante la rivendita o l’affitto dello stesso.
Al contrario, i soldi spesi in affitto non generano ricchezza ulteriore per l’azienda.
Il costo mensile di un affitto, inoltre, è generalmente più alto di quello di un mutuo.

Per tutte queste ragioni, ove possibile, l’acquisto di un ufficio è probabilmente preferibile all’affitto dello stesso.
Rimane aperta anche la terza via, il leasing, che a fronte di un canone mensile piuttosto alto, potrebbe comunque essere adatto a un’azienda che voglia prendere tempo e decidere in un secondo momento se acquistare un ufficio o cessarne l’utilizzo.